Selama lima tahun terakhir saya menangani Google Drive, saya melihat pasar kolaborasi konten telah berkembang secara dramatis. Apa yang dahulu dianggap terlalu berisiko—dalam hal ini, mengelola konten perusahaan di cloud—kini menjadi hal biasa. Bahkan, pasar untuk pengelolaan konten cloud diperkirakan
tumbuh 28,6% secara tahunan hingga tahun 2022.
Namun, meskipun ada peluang di depan para pemimpin bisnis, banyak yang masih memilih untuk tetap menggunakan sistem pengelolaan konten perusahaan (ECM) dan penyimpanan lokal model lama. Sistem lama ini bisa
menghambat produktivitas karyawan (lihat saja tingkat adopsi pengguna untuk solusi seperti Microsoft Sharepoint), menuntut
pemeliharaan yang mahal dan menciptakan
kerentanan keamanan yang tidak perlu.
Jika Anda siap memodernisasi bisnis, berikut adalah tiga pertanyaan yang harus dipertimbangkan untuk solusi ECM Anda.
1. Apakah ini akan mentransformasi cara karyawan bekerja dan membantu mereka menjadi lebih produktif?
Ini adalah yang paling penting.
Mari kita berpikir kritis mengenai bagaimana perusahaan menyelesaikan sesuatu. Apakah lampiran email bolak-balik dihitung sebagai kolaborasi? Apakah waktu yang dihabiskan untuk mengelola file kedaluwarsa, kontrol versi, dan editing yang berkonflik diperhitungkan dalam produktivitas? Apakah repositori bersama bisa berguna jika hanya diisi dengan dokumen “final” (yang mungkin kedaluwarsa!)? Jika Anda bekerja dengan cara ini, dan banyak perusahaan melakukannya, sistem Anda tidak membuka kunci potensi orang-orang.
Dengan Google Drive dan Dokumen, kami memecahkan masalah ini pada tingkat mendasar karena
kami percaya bahwa kolaborasi adalah kebiasaan yang bisa didorong oleh teknologi, bukan hanya sesuatu yang dipasarkan. Kami sengaja membangun aplikasi kami untuk menanggulangi inefisiensi model lama sehingga tim bisa selalu terhubung dan produktif. Tampaknya fitur kecil bisa memiliki dampak besar terhadap perilaku—misalnya, sesuatu yang sederhana seperti menghilangkan konflik versi dengan satu dokumen resmi yang disimpan di cloud mencegah penyebaran informasi kedaluwarsa dalam suatu organisasi dan mempercepat pekerjaan pengguna.
“Kolaborasi” mungkin terlihat seperti keuntungan yang tidak terlihat, tetapi sebenarnya
bisa diukur. Perusahaan yang bekerja dengan fitur-fitur kami melakukan inovasi dan eksekusi jauh lebih baik dibandingkan para pesaingnya dan menghemat hingga $1,8 juta, menurut sebuah
laporan terbaru dari Forrester.
2. Seberapa sulit melakukan migrasi dan mengelola perubahan?
Kami memahami bahwa Anda memiliki banyak prioritas dan organisasi Anda hanya bisa mengambil risiko dan perubahan secara terbatas.
Namun perubahan tidak harus selalu menyulitkan. Kami sengaja merancang
Drive Enterprise untuk berdampingan dan beroperasi secara mulus dengan fitur seperti Microsoft Office, Outlook dan Slack, sehingga Anda mendapatkan keajaiban kolaborasi G Suite tanpa harus mengubah email dan menjadwalkan solusi.
Memperkenalkan fitur baru kepada pengguna saja sudah cukup menakutkan—tentunya Anda tidak perlu menambah kekhawatiran Anda dengan migrasi, atau membayar ekstra. Jadi kami menjadikan layanan migrasi sebagai bagian inti dari Drive ketika kami mengakuisisi dan meluncurkan kembali fitur migrasi terkemuka dalam industri ini (AppBridge, sekarang G Suite Migrate). Dengan G Suite Migrate, Anda bisa memindahkan konten, hierarki, meta-data, dan izin, tanpa biaya tambahan. Ketika Anda masuk pada Senin pagi setelah migrasi, semua konten Anda tetap muncul di H:\ (atau lokasi apa pun yang Anda mau), tetapi sekarang didukung oleh Drive sehingga Anda bisa bekerja di mana pun Anda menginginkannya.
3. Apakah ini akan menciptakan kerentanan keamanan atau mempersulit pengguna melakukan adopsi?
Ketika berhubungan dengan aplikasi praktik, sistem ECM lama sering kali gagal dalam hal keamanan karena susah dipakai. Jadi, pengguna mencari solusi sendiri yang tidak aman—mis. file dikirim dari akun email pribadi atau diupload ke sistem penyimpanan yang tidak resmi.
Untuk melindungi konten secara efektif, Anda memerlukan sistem yang: 1. memenuhi standar perusahaan tingkat tertinggi untuk keamanan, privasi, kepatuhan, dan transparansi. 2. sesuatu yang dibutuhkan oleh pengguna Anda sehingga mereka tidak tergoda untuk mencari solusi sendiri. Drive memenuhi kedua kriteria ini.
#1: Drive menyertakan kontrol keamanan lanjutan seperti data loss prevention (DLP) yang didukung machine learning, manajemen perangkat seluler, dan Vault untuk eDiscovery dan aturan retensi. Keuntungan-keuntungan inilah yang menyebabkan organisasi seperti
Airbus dan
Negara Bagian Arizona memercayakan data mereka kepada G Suite. Yang paling penting, kami memastikan kontrolnya praktis dan mudah digunakan. Admin bisa mendapatkan data mengenai berbagi file eksternal dalam organisasi atau metrik untuk menunjukkan efektivitas keamanan dalam satu dasbor yang komprehensif di dalam Security Center. Mereka juga bisa mendapatkan notifikasi dan tindakan terkait keamanan di dalam Alert Center. Fitur keamanan ini membantu organisasi mencegah, mendeteksi, dan memulihkan ancaman dengan cepat dan efektif.
#2: Memiliki keamanan terbaik akan sia-sia jika pengguna akhir Anda memutuskan untuk bekerja di luar sistem yang Anda gunakan. Kemungkinan besar, karyawan Anda sudah tahu cara menggunakan Drive (saat ini memiliki pengguna aktif lebih dari 1 miliar), dan jika mereka belum tahu, kami sengaja membuat produk ini agar mudah dipelajari. Mengapa Anda tidak mendorong pengguna untuk bekerja di lingkungan aman yang telah Anda setujui?
Menyatukan semuanya
Perusahaan yang paling kompetitif berfokus langsung untuk membuat tenaga kerja mereka lebih kolaboratif sehingga mereka bisa berinovasi. Bicaralah dengan seseorang yang menggunakan Drive dan Dokumen secara intensif, maka Anda akan memahami bagaimana fitur-fitur ini secara mendasar mengubah cara orang dan tim dalam bekerja sama. Melakukan upgrade sistem ECM dengan risiko rendah sangat mungkin dilakukan, tanpa mengganggu perangkat yang sudah ada seperti Exchange atau Outlook. Setelah Anda siap,
hubungi kami.
